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2017.09.01

たった4つのステップで、スラスラできる英語の電話応対!

「最近、外国人からの電話が多い・・・。」
「部門の担当が不在だった場合に、メッセージを承りましょうか?と英語で言うことができない・・・。」
などなど英語の電話って怖くて思わず電話に出ることがおっくうになっていませんか?

できれば、英語が得意な同僚に任せてしまいたいという気持ちがあるとは思いますが、きまった言い回しをマスターすれば、あなたにも明日から外国人と近いレベルの電話対応ができるのです。

電話応対は分解すれば、以下の4つのステップになります。

  • 「挨拶」
  • 「相手の要件を理解する(理解するために繰り返してもらう、ゆっくり話してもらう)」
  • 「電話を担当につなぐ(担当不在の場合はメッセージを聞く)」
  • 「電話を切る」

これだけです。少ないと思いませんか?でもこれでほとんどすべてです。

ベルリッツのネイティブ教師が電話の応対例をご紹介いたしますので、練習して英語の電話応対を克服してしまいましょう!
次の4ステップを声にだして、覚えれば電話の受付なら困らないくらいまでのレベルになります。

ベルリッツでは、英語を英語のまま理解すること、覚えることを推奨しておりますので、音読練習が必要な今回は日本語訳は書いておりません。声に出して繰り返し覚えるようにしましょう。

電話に出た時の第一声!(ステップ1)

Good morning, Berlitz Japan, this is Hiroshi Tanaka. How may I help you?
(時間によってはGood afternoon, Hello, Good eveningを使いましょう)

Berlitz Japan, May I help you?
(簡単な言い方)

相手の要件がわからなかった場合の応対例(ステップ2)

<繰り返し言ってほしい場合>

  • I’m sorry. Could you repeat that?
  • Pardon me. Do you mind saying that again?

<もっとゆっくり言ってほしい場合>

  • Excuse me. Could you speak more slowly please?
  • I’m sorry. Do you mind speaking more slowly please?

<それでも無理な場合は、英語が話せる人にかわるという場合>

  • I apologize, but I do not speak English well. May I transfer you to my coworker?
  • I’m sorry, but I do not understand English well. Please hold and I will transfer you to an English speaker.

相手の要件が理解できた場合の応対例(ステップ3)

<担当者がいる場合に、担当につなぐ言い回し>

  • Hold on please. I will transfer you to the correct department.
  • One moment please. I will connect you to Mr Kimura. He will be able to help you.

<担当がいない場合には、伝言を聞く>

  • The marketing department is in a meeting right now. May I take a message?
  • Mr Kimura is in charge of your request, but he is not available at the moment . May I take a message?

<相手の名前を聞く>

  • May I have your name please? 
  • Could you spell your name please?

<電話番号・コンタクト情報>

  • Could you give me your phone number? 
  • May I have your contact information?

<用件を聞く>

  • May I ask the reason for your call?

電話の切り方の例(ステップ4)

<他に要件はないか確認する>

Will that be all?

Is there anything else I can help you with?

<電話を切る>

Thank you for calling. Goodbye.

まず、ここまでは繰り返し、繰り返し音読してください。
ベルリッツでは英語を英語のまま理解できることを推奨しておりますので、
はじめは英語を見て、声にだして繰り返し発音し、その後は英語の文を見なくても話せるようになるまで、声にだして練習しましょう。

それでは、本番に向けて模擬練習をしましょう!

Mr Tanaka: Good morning, Berlitz Japan this is Hiroshi Tanaka. How may I help you?

Mr Smith: Yes. My name is Blake Smith and I am calling in regards to the online application that I filled out about two weeks ago. I was wondering about the status of my application.

Mr Tanaka: I’m sorry. Could you repeat that?

Mr Smith: Yes. My name is Blake Smith and I am calling about the status of an online application I filled out two weeks ago.

Mr Tanaka: Excuse me. Could you speak more slowly please?

Mr Smith: Certainly. My name is Blake Smith and I am calling about the status of an online application I filled out two weeks ago.

Mr Tanaka: The person in charge of applications is in a meeting right now. May I take a message?

Mr Smith: Yes, could you tell Mr. Roberts that I called?

Mr Tanaka: Certainly. Does he have your contact information?

Mr Smith: I believe he does, but just in case he doesn’t, my phone number is 03-9999-9999.

Mr Tanaka: So that’s 03-9999-9999 Mr. Blake Smith. Is that correct?

Mr Smith: Yes, that is correct.

Mr Tanaka: All right. I will tell him that you called. Thank you, goodbye.

Mr Smith: Thank you.Goodbye.

いかがでしたか、例文は応用力をつけるため、少しひねりのあるパターンにしてみました。

英語の実力が足りなくても、繰り返し練習してマスターすればとてもほとんどのケースで電話応対が可能になります。

実際の様子を思い浮かべながら、繰り返し声にだして練習してみてください。

これであなたも、明日からは自信を持って受話器を取ることができますよね!

May I help you?